<< Click to Display Table of Contents >> Navigation:  Programmbeschreibung > Software Funktionen >     Vorgänge Stand  15.05.2024

 

Neben der Stein-Verwaltung (Stammdatenverwaltung) stellen die Vorgänge den zweiten wesentlichen Grundpfeiler von eXtra4<gemID> dar.

 

In der Vorgangsarten-Verwaltung können aktuell bis zu 8 Vorgangsarten angelegt werden um Geschäftsfälle mit Edelsteinen abzubilden.

 

Insbesondere die Vorgangslisten können über individuelle SQL-Abfragen auch komplexe Vorgänge bei Edelsteingeschäften abbilden. Besonderes Augenmerk wurde dabei auf die Zollabwicklung für Messen in aussereuropäischen Ländern gelegt.

 

Theoretischer Hintergrund

 

eXtra4<gemID> betrachtet Vorgänge als Entnahme von Artikeln aus dem Hauptlager und Zuweisung an einen neuen ggf. temporären (zeitlich beschränkten) Lagerort.

 

Die Lagerorte werden durch die Bezugsadresse repräsentiert, wie z.B.

 

- die Adresse einer Messe für einen Messe-Vorgang

- die Adresse eines Kunden/Interessenten für einen Auswahl-Vorgang

- die Adresse eines Kunden für einen Verkaufs-Vorgang

- die Adresse eine Vertreters/Aussendienstmitarbeiters für einen Reise-Vorgang

 

Somit können Vorgänge als Umlagerungsvorgänge betrachtet werden. Werden einem Vorgang Artikel hinzugefügt, so werden diese im Vorgang mit dem Status "Verfügbar im Vorgang" angezeigt. Im Hauptlager, aus dem der Stein entnommen wurde, ist der Stein zwar nicht gelöscht, weil er sich noch im Eigentum des Unternehmens befindet, ist aber gekennzeichnet mit dem Hinweis, dass sich der Stein aktuell in einem "aktiven" Vorgang befindet.

 

Beim Abschluss eines Vorganges wird den Steinen der aus dem Vorgang resultierende Status zugewiesen.

 

Z.B. werden von einer Messe zurückkehrende Steine einfach hintereinander gescannt und erhalten dabei den Status "Zurück ins Hauptlager"

 

Nachvollziehbarkeit

 

Die wichtigste Funktion im Qualitätsmanagement ist die Nachvollziehbarkeit von Vorgängen.

 

Aus diesem Grund werden Vorgänge abgeschlossen und nicht gelöscht, Artikel verbleiben in einem abgeschlossenen Vorgang mit einem entsprechenden Status-Level, der den Verbleib des Artikel nach Abschluss des Vorgangs nachvollziehbar macht.

 

Auf diese Weise ist es auch möglich eine Stein-Historie zu erstellen, die aufzeigt, in welchen Vorgängen der Stein unterwegs war.

 

 

Vorgangsstatus

 

1.) Im Aufbau

 

In diesem Status wird der Vorgang zusammengestellt. Dem Vorgang wird zunächst eine Bezugsadresse zugewiesen. Dann werden die Stein-Artikel, Sets und Container die in diesem Vorgang erforderlich sind dem Vorgang zugeordnet werden.

In diesem Zustand können die Bestandteile des Vorgangs nicht mehr anderweitig verwendet werden. So kann ein Stein-Artikel der bereits einem Vorgang zugeordnet ist keinem anderen Vorgang mehr zugeordnet werden.

Mit diesem Status kommt aber auch zum Ausdruck, dass sich die Steine und Sets noch im Hause befinden und ggf. wieder aus dem Vorgang entnommen und anderweitig verwendet werden könnten.

 

 

2.) Aktiv

 

Der Vorgang mit all seinen Steinen, Sets und Containern hat das Haus verlassen und steht somit nicht mehr zur Verfügung. Es können in diesem Status auch keine Steine/Sets mehr entfernt oder hinzugefügt werden.

D.h. der Vorgang befindet sich nun z.B. auf einer Messe oder im Aussendienst. Steine können nun verkauft oder in Kommission gegeben werden

 

 

3.) Im Abschluss

 

Der Vorgang ist aus dem Ausseneinsatz (Messe/Aussendienst) wieder zurück in den Geschäftsräumen. Die zurückgekommenen Artikel/Sets werden in diesem Status nun in das Hauptlager zurück gebucht.

In der Hauptlagerverwaltung sind die Steine/Sets nun keinem Vorgang mehr zu gebucht und können nun wieder in anderen Vorgängen verwendet werden. Sobald alle enthaltenen Steine/Sets entweder

- zurück im Lager

- verkauft

- in Kommission gegeben

- als verloren

gebucht wurden kann der Vorgang abgeschlossen werden

 

 

4.) Abgeschlossen

 

Im abgeschlossenen Zustand können keine Veränderungen mehr am Vorgang vorgenommen werden. Der Vorgang wird auch nicht mehr in der Vorgangsliste der aktuell laufenden Vorgänge angezeigt.

Müssen auf Grund von Fehlern beim Abschluss noch Korrekturen an einem abgeschlossenen Vorgang durchgeführt werden, dann wird der abgeschlossene Vorgang zunächst in der Vorgangsliste wieder angezeigt, indem der Filter auf laufende Vorgänge herausgenommen wird,

Danach wird der Vorgang manuell auf "Im Abschluss gesetzt", die Änderungen durchgeführt und letztlich der Vorgang wieder in den Status "abgeschlossen" gesetzt.

 

 

 

 

Vorgangsabschnitte

 

Edelsteinvorgänge können eine enorme Komplexität aufweisen. Deshalb ist die Abwicklung eines Vorganges in 3 Abschnitte gegliedert

 

1.) Vorgangsverwaltung

 

Der erste Schritt bei der Verwaltung von Edelstein-Vorgängen ist das Beschicken des Vorganges mit Stein-Artikeln, Sets und ggf. auch mit Containern (Laden) für Messen und den Aussendienst. Dabei werden diese Objekte dem Hauptlager entnommen und dem Vorgang zugeordnet.

Im Artikelverzeichnis ist somit stets nachvollziehbar, wo sich ein Artikel befindet, wenn er nicht mehr im Hauptlager vorhanden ist. In diesem Vorgangsabschnitt werden auch die der Vorgangsabwicklung zugehörigen Papiere (Lieferscheine, Zollanmeldungen etc.) gedruckt.

 

2.) Verzollung

 

Für alle Vorgänge, die eine Warenbewegung in Drittländern beinhalten, können hier die entsprechenden Listen mit den Werten (Anzahl Steine, Carat-Summen) der einzelnen Zolltarifnummern erstellt werden

 

3.) Vorgangsbestandskontrolle

 

Während bei Verkaufsvorgängen die Bestandskontrolle nur einmal vor dem Warenausgang erfolgt, findet die Bestandskontrolle bei Kommissionen bereits zweimal statt. Beim Warenausgang und dem Rückeingang der Kommission als Ganzes oder in Teilen.

Bei Messebeschickungen oder Aussendienstvorgängen kann die Bestandkontrolle sogar sehr häufig erfolgen. Z.B. am Ende eine Messe oder Reisetages und die Vollständigkeit des Bestandes und auch die Zuordnung der Artikel zu Ihren Aufbewahrungsorten (Container) zu prüfen.

 

 

4.) Geschäftsvorgänge/Vorgangsabschluss

 

Während bei einem Verkaufsvorgang die Stein-Artikel regelmässig beim Kunden verbleiben, kommen aus Messe-, Aussendienst- und Kommissions-Vorgängen Artikel wieder zurück ins Hauptlager.

Die Rückbuchung dieser Steine und die Ausbuchung von im Vorgang verkauften oder kommissionierten Artikel findet im Vorgangsabschluss statt.